SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, SERTIC, S.A. cuenta con un Sistema Interno de Investigación (SII), siendo la empresa responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo que legislación vigente en este ámbito.
Con la finalidad de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad de la empresa y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones en el ámbito del Derecho de la UE, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de seguridad y salud en el trabajo, la empresa cuenta con una persona Responsable de cumplimiento Penal (RCP) que es asimismo Responsable del Sistema Interno de Información (RSII). Esta persona es, actualmente, la persona responsable del área de Administración (proveedores/contabilidad).
Las referidas informaciones pueden hacerse llegar por cualquiera de los siguientes medios:
– Correo electrónico a la dirección: canaletic1@sertic.com
– Correo ordinario en la dirección: C/ Cuchilleros 13 – Polígono Industrial Els Ametllers parque. 5, Solsona (25280), a la atención de la persona RCP/RSII.
– Mediante escrito entregado a la persona RCP/RSII.
La persona informante podrá solicitar en el plazo máximo de siete días una visita presencial con la persona RCP/RSII.
Las informaciones verbales recogidas en la referida visita presencial, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento de la persona informante:
- a)mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
(*) Se advertirá a la persona informando que la comunicación será grabada y se informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016. <>.
- b)a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
(*) Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informando la oportunidad comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El SII de la empresa cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023:
a).- Permite que las personas a las que aplica la citada Ley (artículo 3) puedan comunicar informaciones, por diversos medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.
b).- Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de la empresa, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
c).- Cuenta con un Protocolo de Sistema Interno de investigación, que establece garantías para la protección de las personas informantes:
– Justificante recepción en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
– Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, en términos del artículo 9 de la Ley de referencia, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.
– Posibilidad mantener la comunicación con la persona informante.
– Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones o omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
– Garantía confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como como la obligación de que la persona que la reciba, la remita inmediatamente a la persona RCP/RSII.
– Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
– Respeto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI Ley de referencia).
– Compromiso remisión de la información el Ministerio Fiscal con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SERTIC, S.A. tratará los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparadas por la Ley 2/2023 como responsable del tratamiento, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente. La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de una obligación legal, derivada de la Ley de referencia. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, la base jurídica será el interés público esencial y otras previsiones establecidas en el apartado 2 del art. 9.2. del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas respecto al tratamiento de datos personales.
Asimismo, se informa que estos datos personales podrán ser tratados y cedidos por el personal autorizado para ello únicamente, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la empresa cuestión o por la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, si en su caso, procedan. Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En todo caso, si esta decisión no se adoptase en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, salvo la finalidad de mantener evidencia del funcionamiento del sistema.
También serán suprimidas aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.
Finalmente, se hace constar que, en cualquier momento, la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse, así como el derecho a la portabilidad de los datos, un escrito acompañado de una fotocopia del documento de identidad a SERTIC, S.A., en la dirección Calle Ganiveters 13 – Polígono Industrial Els Ametllers parc. 5, Solsona (25280), o bien enviando un correo electrónico a sertic@sertic.com. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada en la C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
NO REPRESALIA
SERTIC, S.A. se compromete expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación de buena fe conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.
EXENCIÓN I ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN
Se informa a los efectos oportunos que, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante presentación de la información (y siempre que ésta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento investigación o sancionador), el órgano competente para resolver el procedimiento, resolución motivada, podrá eximir a la mencionada persona del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley de referencia.
(*) El Canal Interno de Información permite la presentación de comunicaciones anónimas.(**) Si bien, siempre que sea posible, el Canal Interno de Información será la vía de comunicación preferente, las comunicaciones amparadas por la Ley 2/2023 podrán también remitirse en su caso, cuando el objeto y gravedad de la situación así lo requiera y el informante lo crea oportuno, a la Autoridad. Independiente de Protección del Informante o a las autoridades u organismos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea, según corresponda.
