SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, SERTIC, S.A.. compta amb un Sistema Intern d´Informació (SII), essent-ne l’empresa la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la legislació vigent en aquest àmbit.
Amb la finalitat d’enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d’integritat de l’empresa i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d’accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions en l’àmbit del Dret de la UE, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de seguretat i salut en el treball, l’empresa compta amb una persona Responsable de compliment Penal (RCP) que és així mateix Responsable del Sistema Intern d’Informació (RSII). Aquesta persona és, actualment, la persona responsable de l’àrea d’Administració (proveïdors/comptabilitat).
Les referides informacions poden fer-se arribar per qualsevol dels següents mitjans:
– Correu electrònic a la direcció: canaletic1@sertic.com
– Correu ordinari a l’adreça: C/ Ganiveters 13 – Polígon Industrial Els Ametllers parc. 5, Solsona (25280), a l’atenció de la persona RCP/RSII.
– Mitjançant escrit lliurat a la persona RCP/RSII.
La persona informant podrà sol·licitar en el termini màxim de set dies una visita presencial amb la persona RCP/RSII.
Les informacions verbals recollides en la referida visita presencial, hauran de documentar-se d’alguna de les maneres següents, previ consentiment de la persona informant:
- a)mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o
(*) S’advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l’informarà del tractament de les seves dades d’acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016.
- b)a través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la.
(*) Sens perjudici dels drets que li corresponen d’acord amb la normativa sobre protecció de dades, s’oferirà a la persona informant l’oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.
El SII de l’empresa compleix amb els requisits de l’article 5.2 de la Llei 2/2023:
a).- Permet que les persones a qui aplica la mencionada Llei (article 3) puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.
b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins l’empresa, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l’accés de personal no autoritzat.
c).- Compta amb un Protocol de Sistema Intern d´Informació, que estableix garanties per la protecció de les persones informants:
– Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
– Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l’article 9 de la Llei de referència, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d’Informacions.
– Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
– Establiment del dret de la persona afectada a que se l’informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
– Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l’obligació de que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona RCP/RSII.
– Respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor de les persones afectades.
– Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei de referència).
– Compromís de remissió de la informació la Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.
TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
SERTIC, S.A. tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023 com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s’escau, el procediment d’investigació corresponent. La base jurídica del tractament serà el compliment d’una obligació legal, derivada de la Llei de referència. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, la base jurídica serà l’interès públic essencial i altres previsions establertes a l’apartat 2 de l’art. 9.2. del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell de 27 d’abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques respecte al tractament de dades personals.
Així mateix, s’informa que aquestes dades personals podran ser tractades i cedides pel personal autoritzat per a això únicament, quan resulti necessari per a l’adopció de mesures correctores a l’empresa en qüestió o per la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s’escau, procedeixin. Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats. En tot cas, si aquesta decisió no s’adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació es suprimiran, llevat de la finalitat de mantenir evidència del funcionament del sistema.
També seran suprimides aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.
Finalment, es fa constar que, en qualsevol moment, la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament l’accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o a oposar-s’hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, un escrit acompanyat d’una fotocòpia del seu document d’identitat a SERTIC, S.A., a l’adreça Carrer Ganiveters 13 – Polígon Industrial Els Ametllers parc. 5, Solsona (25280), o bé enviant un correu electrònic a sertic@sertic.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l’autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
NO REPRESÀLIA
SERTIC, S.A. es compromet expressament a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació de bona fe conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d’un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.
EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ
S’informa als efectes oportuns que, de conformitat amb el que disposa la Llei 2/2023, quan la persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació (i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d’investigació o sancionador), l’òrgan competent per resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir a la mencionada persona del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats en l’article 40 de la Llei de referència.
(*) El Canal Intern d’Informació permet la presentació de comunicacions anònimes.(**) Si bé, sempre que sigui possible, el Canal Intern d’Informació serà la via de comunicació preferent, les comunicacions emparades per la Llei 2/2023 podran també remetre’s en el seu cas, quan l’objecte i gravetat de la situació així ho requereixi i l’informant ho cregui oportú, a l‘Autoritat Independent de Protecció de l’Informant o a les autoritats o organismes competents de les comunitats autònomes, en l´àmbit de les seves respectives competències, al Ministeri Fiscal o a la Fiscalia Europea, segons correspongui.
